De gemaakte kosten in kader van een buitenlandse zakenreis zijn in principe aftrekbaar voor jouw eenmanszaak of vennootschap, maar de fiscus zal dergelijke kosten wel kritisch bekijken. Een goed onderbouwd dossier om discussie met de fiscus te vermijden, is zeker geen overbodige luxe.
In eerste instantie is het belangrijk om voor alle kosten die jouw eenmanszaak of vennootschap aftrekt, de nodige verantwoordingsstukken te kunnen voorleggen. Denk hierbij aan vliegtuigtickets, factuur van het hotel of de organisator van een seminarie, toegangstickets van beurzen en/of congressen, restaurant- en taxitickets,…
Daarnaast moet je ook kunnen bewijzen dat het wel degelijk om een zakenreis voor jouw onderneming gaat. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van het programmaboekje of foto’s van een congres, de slides van de presentaties, visitekaartjes van professionele contacten die je daar hebt ontmoet,…
Het komt ook vaak voor dat je jouw zakenreis wil combineren met een gezinsvakantie. Voor de fiscale aftrekbaarheid van deze gemengde kosten maak je het best zelf een duidelijk onderscheid tussen de kosten die betrekking hebben op het professionele gedeelte en de kosten met een louter privatief karakter. Het is nogal evident dat enkel het eerste deel van de kosten aftrekbaar is.
Bij de opsplitsing komt het erop neer dat je voor alle gemaakte kosten nagaat of je deze ook zou gemaakt hebben als het een zuivere zakenreis geweest was. De vliegtuigtickets zijn zonder twijfel 100% aftrekbaar, ook al blijf je langer ter plaatse dan strikt noodzakelijk voor jouw congres of andere zakelijke besprekingen. Voor de kosten van het hotel en restaurant pas je best een pro rata toe, zowel op basis van het aantal personen als de verblijfsperiode.